Sistema de información contable (AIS)

¿Qué es un sistema de información contable (SIC)?

Un sistema de información contable (SIC) implica la recopilación, el almacenamiento y el procesamiento de datos financieros y contables utilizados por los usuarios internos para informar a los inversores, los acreedores y las autoridades fiscales. Por lo general, se trata de un método informático para el seguimiento de la actividad contable en conjunción con los recursos de la tecnología de la información. Un AIS combina las prácticas contables tradicionales, como el uso de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), con los recursos modernos de la tecnología de la información.

Cómo se utiliza un sistema de información contable (SIC)

Un sistema de información contable contiene varios elementos importantes en el ciclo contable. Aunque la información contenida en un sistema varía según los sectores y el tamaño de las empresas, un AIS típico incluye datos relativos a los ingresos, los gastos, la información sobre los clientes, la información sobre los empleados y la información fiscal. Los datos específicos incluyen órdenes de venta e informes de análisis, solicitudes de compra, facturas, registros de cheques, inventario, nóminas, libro mayor, balance de comprobación e información de los estados financieros.

Un sistema de información contable debe tener una estructura de base de datos para almacenar la información. Esta estructura de base de datos suele estar programada con un lenguaje de consulta que permite la manipulación de tablas y datos. Un SIC tiene numerosos campos para introducir datos, así como para editar los datos previamente almacenados. Además, los sistemas de información contable suelen ser plataformas muy seguras con medidas preventivas contra virus, piratas informáticos y otras fuentes externas que intentan recopilar información. La ciberseguridad es cada vez más importante, ya que cada vez más empresas almacenan sus datos electrónicamente.

Los diversos resultados de un sistema de información contable ejemplifican la versatilidad de sus capacidades de manipulación de datos. Un sistema de información contable produce informes que incluyen informes de antigüedad de las cuentas por cobrar basados en la información de los clientes, calendarios de depreciación para los activos fijos y balances de comprobación para los informes financieros. También se pueden reproducir listas de clientes, cálculos de impuestos y niveles de inventario. Sin embargo, la correspondencia, los memorandos o las presentaciones no se incluyen en el AIS porque estos elementos no están directamente relacionados con los informes financieros o la contabilidad de una empresa.

Ventajas de los sistemas de información contable

Interfaz interdepartamental

Un sistema de información contable se esfuerza por interconectar varios departamentos. Dentro del sistema, el departamento de ventas puede cargar el presupuesto de ventas. Esta información es utilizada por el equipo de gestión de inventario para realizar recuentos de inventario y comprar materiales. Tras la compra de inventario, el sistema puede notificar al departamento de cuentas por pagar la nueva factura. Un AIS también puede compartir información sobre un nuevo pedido para que los departamentos de fabricación, envío y servicio al cliente estén al tanto de la venta.

Controles internos

Una parte integral de los sistemas de información contable está relacionada con los controles internos. Las políticas y los procedimientos pueden colocarse dentro del sistema para garantizar que la información sensible de los clientes, los proveedores y los negocios se mantenga dentro de una empresa. Mediante el uso de aprobaciones de acceso físico, requisitos de inicio de sesión, registros de acceso, autorizaciones y segregación de funciones, los usuarios pueden estar limitados sólo a la información relevante necesaria para realizar su función empresarial.